Rutin vid konkurs för ecommerce.

Information om en ny konkurs kan inkomma från Kredit/Fraud avdelningen, från Backoffice genom bekräftelsemail på uppsägning eller direkt från kund. Kontroll sker mot externa register såsom Bolagsregistret (Infotorg).

Kreditavdelningen har kreditbevakning på UGs + borgensmän och om UG ansöker om konkurs så får de en notis om detta.

Åtgärder

Kreditavdelningens ansvar

- Kund ska avslutas, maila Backoffice enligt brevmall och kopia till HL om vilken UG det gäller.

- Notera i S1 i 50:2 att bolag försatts i konkurs samt datum då de försattes i konkurs (notera även efter företagets namn ” ***** ”), ändra adress till konkursförvaltarens. Var noga med att efter c/o adress skriva KF: ”advokatbyråns namn”. Sätt kategori 3 = uppsagd.

- Notera i 50:7-2 konkursförvaltares namn, telefonnummer och mejladress samt UG:s tidigare adress (från 50:2).

- Kontrollera så att inga UG nr finns upplagda med URL i Danmark, Norge och Finland. Om UG nr finns upplagda i Danmark, Norge och Finland gör en notering i uppsägningsmejlet till Backoffice (Danmark hanteras i Sverige, Norge och Finland i respektive land).

Backoffice ansvar

- Avslutar avtalet. Tar bort behörigheter i PA + lägger upp ny behörighet på konkursförvaltare efter att HL mailat information.

- Mailar bekräftelse till kredit, HL, sälj och kundvård.

- Skickar bekräftelsemail till UG och konkursförvaltare.

- Lägger notering i 50:7 samt sätter kategori (3:a om det finns engagemang, 4:a om inget engagemang).

- Tar bort kreditmallar (därefter går det ej att genomföra köp) Bevakning i UC Spektra avslutas per automatik.

- Reggar en 12:a i admittance efter hemliga ordet.

- Tar bort ev årsavgift.

Handläggares ansvar

1. Samma dag som vi får information om konkurs, maila supporten om att ändra behörighet till läsbehörigheter för användare på avtalet och lägga upp ev inlogg för konkursförvaltare, supporten vill ej ha en skärmdump över användarna utan ange i löpande text de användare som ska ändras och läggas upp. Skriv ”KONKURS! + bolagsnamn” i ämnesraden på mailet (uppgifter om konkursförvaltare ska stå i 50:7-2, ange namn, mailadress + mobilnr i mailet).

Kontakta konkursförvaltaren för att stämma av hur de kommer att hantera ej levererade ordrar, returer, reklamationer. Enklast om de själva kan registrera eventuella kreditar efter att de fått behörighet till Payment Admin.

Fakturera ut Oss Tillgodo. Meddela att att ska göras löpande en gång i veckan (om det inkommer nya krediteringar/regresser) och vid större belopp, ca 50.000 och uppåt görs en avstämning med kredit hur det ska hanteras.

När oss tillgodo-faktura (5-faktura) är skapad i S1 ska HL markera fakturan med kravklass 4 samt sätta kravdatum dagens datum och sedan maila fakturan till Inkasso tillsammans med uppgift om ev borgensman (bifoga kopia av avtal där borgensmän framgår). Inkasso hanterar därefter ärendet. De anmäler krav till konkursförvaltaren och påbörjar kravhantering mot ev borgensman.

2. Om bolaget har aktiv reskontra i flera länder skall dessa sammanställas (enligt rutin nedan) på lämpligt sätt från fall till fall, beroende på spärrkonto och oss tillgodo i varje reskontra. Kontrollera om det finns kravstoppade ärenden och regressa dessa. Kontrollera hur mycket aktiva avtal som finns.

Faktura

S5 sök på UGnr och rapporter reskontra. Här syns utestående fakturor både aktiva och förfallna samt aktiva inkassoärenden. (Ej delbetalningar)

Se utestående ärenden i rutin 15 (endast förfallna fakturor, sök på UGnr och spelar ingen roll om K el F), här syns både förfallna fakturor och delbetalningsavier och här ser man vilka som ligger hos inkasso och vilka som är kravstoppade. (ser dock inte ej förfallna här)

Delbetalning

Går att se ej aviserat belopp + Förfallet belopp i rutin 6, men ej vilka ärenden, dessa syns i rapport p2696s.

Lista p2696s (reskontra avt.24, här syns aktiva och även delbetalningsavtal som ej ännu är aviserade). Det finns en lista som har tjänstetyp WP men alla UG får inte plats på denna utan resterande hamnar på de två som heter SVEA, så idag för p2696s finns tre listor:

1. WP innehåller UG-nummer 4011-11966

2. st SVEA där en innehåller UG 11968-730635 och en 730636-799083

Man kan söka i rapporten med F8 på ex UG-nummer, men det tar lång tid så ha tålamod!

Kontokredit

Lista p2702s visar utestående kontokrediter (reskontra för kontokrediter) el p2700s som visar detaljer för varje avtal. Det finns flera listor på P2700s som har tjänstetyp WP.

3. Avvakta ca 1 – 2 månader, beroende på vilken vara/produkt som sålts och att avier för delbetalningskontrakt skall hinna förfalla så att samtliga ev tvistiga fordringar kan regressas.

För tvistiga direktbetalningar där kunden kräver återbetalning:

Kort – Hänvisa kunden till reklamation hos sin kortutgivare

Direktbank/Trustly – Hänvisa kunden att reklamera hos sin bank och be dem kontakta fraud@trustly.com

Swish – Oklart, vi återbetalar och debiterar/fakturerar UG? Cecilia kollar

4.När allt är reglerat (utestående fordringar + spärrkonto) ska kategori i 50:2 ändras från 3 till 4. Då plockas kreditbevakning bort från UG och ev borgensman. (Vi inväntar utestående delbetalningar samt kontokrediter innan vi klarmarkerar dessa kundnummer med 4:a)

5.När konkursförvaltaren erhållit samtliga borgenärers krav mot konkursboet och sammanställt detta sänds skriftlig information till Svea (konkursbouppteckning). Informationen skickas till inkasso om de anmält någon fordran.

6.Konkurshantering hos konkursförvaltaren kan ta över ett år innan den är avslutad. Om Svea (inkassoavdelningen) får besked om återvinning i konkursen (pengar tillbaka från konkursboet) administreras detta av inkassoavdelningen.

Frågor: Ska vi meddela kundservice när ett bolag hamnat i konkurs? Ska de hänvisa kunder som hör av sig till oss eller till konkursförvaltaren?

Kan kredit/backoffice cc:a kundservice alt Sophie Öman om konkurs.

Vid frågor om leverans,retur, reklamation (hänvisa till konkursförvaltare eller kravstoppa med HL-not så får HL följa upp?). Har kunden betalat med kort/trustly hänvisa till kortutgivare/bank, swish? Annars till HL med HL-not.

Kundservice rutin vid konkurs:

Om gl har problem med leveransen/gjort retur/ej får kontakt med ug och det är ett ärende i S1: 

• Pausa fakturan genom att lägga kravkod 3
• Lägg en HL-notering vad som blivit fel samt ta mejladress ifall vi ska återkomma till gl
• Hänvisa till konkursförvaltaren om kunden undrar något (samma saker som ni hänvisar till UG om ska ni hänvisa till konkursförvaltaren).
• Om kunden säger att de har gjort en retur så vill HL gärna ha underlag (exempelvis returkvitto) på detta. Gl kan mejla in det till fakturor@svea.com och skriva lite vad det handlar om, vilken ug samt fakturanummer.

Var hittar jag uppgifter till konkursförvaltaren? 

HL ska lägga in i rutin 50:7 hur man kommer i kontakt med konkursförvaltare. Exempel nedan.

Om det är ett kortköp: 

• Är det kortköp ska ni hänvisa till kundens bank där dom får reklamera köpet.